I 3 consigli per un evento perfetto: chi e cosa c'è dietro
L'organizzazione di un evento richiede impegno e propensione, questo è il punto di partenza per la riuscita dello stesso.
Chi richiede un evento perfetto, con un obbiettivo specifico, vincoli decisi e richieste particolari non conosce quanto imprevedibile possa essere l'organizzazione di un evento.
Già, perché organizzare eventi, richiede un piano di produzione accurato con tutti i punti ben chiari minuto per minuto, i riferimenti delle figure coinvolte su cui poter contare durante programmazione e svolgimento, e soluzioni facili, veloci ma soprattutto pronte...il così detto PIANO B.
Chi: La figura dell'organizzatore deve essere solida e 100% capace di gestire il suo stress e quello del cliente.
Dove: Ovunque! Infatti nonostante non ci abbiano dato il dono dell'ubiquità in questo mestiere è essenziale avere 1000 occhi capaci di controllare tanti dettagli su più fronti, contemporaneamente.
Come: con metodicità e organizzazione. Un piano definito e comprensibile da tutto il team è la base per il successo di qualsiasi evento.
Quando: le tempistiche sono un altro elemento fondamentale, e rendono l'organizzazione completa, precisa e senza sorprese. Terminare l'organizzazione di un evento con un buon anticipo, consente di essere pronti ad eventuali cambiamenti o richieste all'ultimo minuto.
Arriviamo ad un punto chiave, il budget. In qualsiasi campo è ormai quasi impossibile divincolarsi da richieste d'oro ottenibili da un budget ridotto; un esempio pratico, applicabile alla vita di tutti i giorni, è quando facciamo richieste per un semplice ristorante: "lo vorrei, buono, ricercato, non commerciale/turistico, ambiente carino ma che non costi troppo ". Insomma trovare la mediazione perfetta non è mai facile.
La tipologia di richiesta conta, e non poco.
Prima di tutto è necessario capire che ti
po di servizio deve essere offerto: "chiavi in mano" o solo alcuni servizi ad hoc?
Quali sono le figure da coinvolgere? Grafici, Creativi, Interior designer per allestimenti e gestione spazi, servizi tecnici per audio-video-luci, catering, hostess (meglio se quelle di hostess.it).
Tantissimi pezzi da far coincidere, e questa è solo una piccola parte del mondo dell'organizzazione d'eventi.